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Dokumentenmanagement

Effektives Dokumenten-Handling nach GoBD-Vorgaben

Dokumente sind eine Grundlage Ihres Unternehmens: Angebote, Lieferscheine und Rechnungen von Kunden und Lieferanten, Unterlagen der Mitarbeiter, Stundenzettel, Marketingvorlagen, Kassenbücher, Bilanzen, Urkunden und noch viel mehr. Die Verwaltung all dieser Unterlagen erfordert viel Zeit für Suche und Ablage, Platz für aktuelle Dokumente und vor allem die Archivordner. Dazu müssen Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte eingehalten und kontrolliert werden. Gesetzliche Vorgaben (GoBD) erfordern eine revisionssichere Archivierung und Versionierung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten, die Nichteinhaltung der Vorgaben ist ein Straftatbestand! Mit unserer Lösung stellen wir Ihnen alle notwendigen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Dokumentenbearbeitung und ermöglichen Ihnen den Schritt in das papierlose Büro.

Grafik von Dokumenten, einer Lupe und Wolken

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Archivierung und Versionierung beliebiger Dokumente und Dateien
  • Automatische Volltextindizierung (OCR) für blitzschnelle Suche und Aufruf von Dokumenten
  • Vollautomatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
  • Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen und Archivieren)
  • Mobiler Zugriff über Browser, Android– oder iOS-App
  • Benutzer– und Gruppenverwaltung inkl. LDAP/AD
  • Keine Dokumentenbegrenzung, keine Zeitbegrenzung

GoBD – unausweichliche Pflicht zur gesetzeskonformen Archivierung

Was bedeutet GoBD-Richtlinie und wen betrifft es?

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – das genau ist die Bezeichnung der Richtlinie. Betroffen sind zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten auch Einnahmenüberschussrechner die Richtlinie befolgen.

Aus IT-Sicht sollten folgende Systeme implementiert, bzw. auf GoBD-Konformität überprüft werden:

  • E-Mail Archivierung
  • Dokumenten-Management-System (DMS)
  • Warenwirtschaft
  • Backup
  • Kassensystem
  • Zeiterfassung

Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, weil der Archivierungsprozess bzw. das Datensicherungskonzept Lücken aufweist, den wird das Finanzamt mit einer Schätzung belegen. Die Folgen sind in den meisten Fällen fatal für den Unternehmer!

Grafik von drei Dokumenten